La crisis sanitaria ha supuesto un reto de adaptación para las empresas en la manera de organizarse para seguir con su actividad desde las casas de cada uno de sus equipos y mantener la cercanía y el sentido de orgullo de pertenencia de toda la plantilla desde la distancia.
Un ejemplo de cómo gestionar esta difícil situación lo ha explicado Mar Garre, directora de Personas y Comunicación Interna de Línea Directa Aseguradora, en una clase magistral para los alumnos del Máster en Liderazgo y Dirección de RRHH. Garre comenzó su exposición asegurando que “dirigir a personas es muy bonito porque siempre te sorprende, pero no hay reglas seguras”. Aun así, los pasos dados durante esta crisis para gestionar a sus equipos parece que les han funcionado muy bien.
Prever las posibles situaciones
Con las primeras noticias de una posible pandemia o contagio masivo por el coronavirus, en Línea Directa crearon un “comité de crisis con personas de comunicación interna, tecnología y el área de negocio”. Para prever cómo se comportaría la empresa y qué se necesitaría para mantener la actividad en caso de tener que cerrar las oficinas, hicieron una simulación antes de la crisis de forma preventiva. Ya a primeros de marzo decidieron asilar a las personas de la plantilla que les comunicaron que podría haber tenido contacto con el virus e incluso permitieron que los empleados con factores de riesgo comenzaran a trabajar desde sus casas: “Pusimos por delante de todo la salud de las personas y el lunes 16 cerramos las oficinas. Esta decisión se pudo tomar gracias al trabajo de todos”.
Con esta adaptación de la actividad de la empresa al teletrabajo, “manteniendo todos los puestos de trabajo y los servicios para nuestros clientes” se han podido dar cuenta de que “tenemos un modelo de negocio y de gestión de personas muy flexible y esa es la clave para superar esta situación”. Otra de las razones de su éxito, según Mar Garre es que “la fortaleza de una compañía es contar con un equipo preparado, comprometido y luchador”.
Las personas por encima de todo
Durante el estado de alarma, la gestión de las personas de la compañía ha estado centrada en mantener una comunicación muy fluida y transparente con los empleados de manera que todos estuvieran tranquilos y confiaran en la empresa.
Desde el lado más humano han realizado un seguimiento minucioso de la salud de sus empleados y sus familiares, “con un contacto permanente con los afectados por el virus mediante un equipo de atención a personas creado expresamente para esta labor”.
La prioridad de la compañía ha sido demostrar a sus empleados “que son nuestra prioridad” y para ello han puesto a su disposición un servicio médico online gratuito, de acompañamiento psicológico, asesoramiento jurídico y han adaptado el servicio de flora de vehículos de la empresa para poder trasladar entre las casa de sus empleados y la compañía nuevos equipos informáticos necesarios e incluso la compra o medicinas que algunos requerían.
Otro de los frentes que han querido tener en cuenta es el de fomentar acciones solidarias “para cubrir esa necesidad de ayudar a los demás que estamos sintiendo todos”.
A parte de estos servicios de cara los empleados, la compañía ha puesto especial hincapié en continuar con sus servicios a los clientes, “imprescindible para poder mantener los puestos de trabajo y salir de la crisis”. Todos los procesos se han adaptado a las circunstancias, también los procesos de selección y contratación y el rediseño de la formación de las nuevas incorporaciones. Según Garre, “el proceso de onboarding o incorporación a la empresa es siempre crítico porque queremos que el que se incorpora se sienta bienvenido y que ha tomado la decisión correcta de elegirnos y en la distancia nos veíamos limitados”. Pero se creó una aplicación que incluye toda la información y el contacto necesario para que la incorporación en estos momentos fuera lo más sencilla posible.
Una comunicación fluida y cercana
Un plan de comunicación fuerte es uno de los puntos clave para la gestión de personas durante una crisis, “es lo más crítico y estratégico”, aseguró Garre.
Con una intranet adaptada a la situación, el plan de comunicación constó de cinco ejes. Por un lado mensajes del consejero delegado de Línea Directa para tranquilizar a la compañía, también, un seguimiento exhaustivo del negocio publicando información de la compañía y sus servicios “porque aporta seguridad y motiva ver que la empresa sigue funcionando”. Compartir las acciones de responsabilidad social corporativa porque transmite humanidad y consciencia de la empresa hacia la situación que vive la sociedad. Además, estas acciones contribuyen a fomentar el orgullo de pertenencia de los que forman parte de la compañía.
Un último ha sido la realización de una encuesta de empleados para conocer su opinión sobre las medidas llevadas a cabo y poder medir los resultados de las acciones. Con los resultados también se ha podido saber cómo se sienten los empleados, si tienen problemas para trabajar desde sus casas y si se sienten informados y cuidados por la compañía.
Con la mirada en la nueva realidad
“Volveremos a trabajar a las oficinas, pero de una manera diferente”, dijo Mar Garre. La empresa ya ha concebido las medidas de prevención necesarias para las instalaciones y el procedimiento de vuelta de los empleados. “El teletrabajo formará parte de nuestra planificación habitual y seremos más disciplinados con el tiempo y las agendas”, aseguró. Mirando hacia el futuro en la selección de personas, la Garre vaticinó que “en el futuro se valorará más aún la capacidad de comunicar, la flexibilidad y la agilidad y rapidez para aprender”.
Aprendizajes de una crisis
Después de las medidas que se han tomado desde Línea Directa para gestionar esta crisis protegiendo a las personas, Mar Garre compartió algunas de las enseñanzas con las que se queda: “El principal valor es la flexibilidad y hay que tener capacidad para tomar decisiones con urgencia, sobre la marcha, con la intuición y la incertidumbre. Es fundamental transmitir tranquilidad y serenidad, pero la credibilidad y la confianza son valores que has tenido que construir antes para llegar fuerte a la crisis. La comunicación es fundamental en abundancia, pero meditada”.