Cada año se organizan más de 3 mil eventos afiliados al programa TEDx, una iniciativa de TED que pretende fomentar ideas locales de impacto global y crear comunidad. Bajo la misión global de la organización de buscar y promover “ideas dignas de difundir”, TED otorga licencias gratuitas para organizar eventos locales con el mismo formato de sus conferencias anuales: charlas de corta duración, expertos de diversos temas y una puesta en escena muy bien cuidada.
Dentro de sus múltiples iniciativas, el programa TEDx otorga licencias gratuitas para organizar un evento con el modelo TED de forma independiente y aunque hay que seguir una serie de requisitos y normas, son en realidad bastantes flexibles a la hora de idear el concepto e idea general del evento.
Lo interesante de esta iniciativa radica en el uso de los canales de difusión de TED, una plataforma mundial con más de 20 millones de seguidores en redes sociales que funciona gracias a un modelo innovador de charlas de corta duración, con una temática diversa y un enfoque particular en ideas muy concisas. Además, la flexibilidad que tiene el organizador para elegir los temas, contenidos y las propias actividades, promueve la creatividad y la posibilidad de diferenciarse de otros eventos con el mismo formato.
Una de las opciones que permite este tipo de licencia es el de organizar un evento universitario. De hecho, el primer evento TEDx fue en la Universidad del Sur de California en 2009. Las universidades son un espacio para la innovación y la creación, donde se busca la divulgación de conocimientos y confluyen distintas disciplinas. De esta forma nació TEDxUNebrija, un proyecto mixto de estudiantes e innovación docente para aunar los distintos intereses de todas las facultades en un modelo de conferencias atractivo para toda la comunidad universitaria.
¿Cómo se organiza un TEDx universitario?
Construye una comunidad
Comienza creando una comunidad en la que nadie se quede atrás: alumnos, profesores, facultades, alumni, staff, amigos y más. Cuantas más conexiones haya con tu evento, mayor será el alcance para encontrar y difundir nuevas ideas.
Trabaja en esa comunidad desde antes del evento con acciones que vayan generando interés y después del evento fomentando la conversación que se ha iniciado.
Dato: La comunidad universitaria se implica de diferentes formas, ya sea como ponentes, presentadores, expositores, invitados, asistentes o seguidores del evento en redes sociales.
Imagen: Equipo TEDxUNebrija encabezado por nuestro rector, José Muñiz.
Fuente: Nebrija.
Reúne a un equipo de voluntarios
Busca formas de introducir el proyecto en tu universidad y hacer que la gente participe. Rodéate de alumnos y profesores de todas las facultades con habilidades para cada una de las necesidades e implica a otras áreas de la universidad relacionadas con esas necesidades. Recuerda que el espíritu central es la colaboración, crea un ambiente para ello trabajando con roles y no con cargos.
Dato: TEDxUNebrija es organizado principalmente por alumnos, coordinados con el departamento de Comunicación y vinculados con una facultad distinta cada año, dando así variedad al contenido. La implicación en el evento alcanza también a otros departamentos internos.
Imagen: Parte del equipo de alumnos voluntarios en #TEDxUNebrija. Fuente: Nebrija
Elige el lugar y transfórmalo
La sede de tu evento es un elemento crucial para el éxito de este. Busca un espacio que se ajuste a tus necesidades técnicas y de aforo. Un mayor tamaño no significa un mayor éxito, céntrate en la intimidad y la comodidad de tus asistentes. Diseña la experiencia con distintos espacios y áreas sociales, la mitad del evento sucede sobre el escenario, lo demás depende de ti.
Dato: En todas las ediciones, TEDxUNebrija se ha realizado dentro de las instalaciones de la universidad con el fin de generar un vínculo visible con la institución y acercar el evento al entorno donde se desarrollan las principales actividades académicas.
Imagen: Experiencia inmersiva en #TEDxUNebrija. Fuente: Nebrija.
Diseña un programa e invita a tus ponentes
Piensa cuáles son los temas que más impacto pueden tener en tu comunidad, elige un tema global y abstracto que sea capaz de englobar diferentes ideas en una misma línea. Céntrate en buscar ideas, no ponentes, es una buena forma para diferenciar a un ponente TEDx de un buen ponente.
Dato: Las universidades están relacionadas con otras empresas, instituciones y organizaciones donde podrás identificar a expertos en los temas de tu evento. Igualmente, dentro de la universidad existen investigadores y docentes que pueden ser potenciales ponentes.
Imagen: Aldara Figueras y Mario Torrente en la edición de 2021 de #TEDxUNebrija. Fuente: Nebrija.
Dale identidad a tu evento
Busca características únicas que diferencien a tu evento de otros. Piensa en la escenografía, el diseño y estilo, a través de tu evento deberías resaltar elementos identitarios de tu comunidad. Enfócate también en definir a tu público y busca la forma de acercarte a él.
Dato: En TEDxUNebrija se trabaja siempre para lograr un equilibrio entre la visión y estilo de TED y la identidad de la Universidad Nebrija, poniendo como nexo la creatividad de los estudiantes.
Imagen: Conversación en espacio Livingroom. Fuente: Nebrija.
Piensa en la experiencia global
Define todos los elementos necesarios para generar una experiencia memorable para todos tus asistentes. Piensa en acciones previas a tu evento para ir generando expectativas y que se conecten con el propio día del evento. Construye un storytelling a través del cual se desarrollen todos los elementos y espacios del evento. Sé creativo, la experiencia de tu evento es lo que hará que la gente recuerde ese día.
Dato: El tema debe ser el eje principal para idear el diseño, escenografía, acciones, mensajes y la experiencia global del asistente.
Imagen: Streaming de #TEDxUNebrija a través de Instagram.
Fuente: Nebrija.
Busca la forma de llevarlo a cabo
Identifica el modelo adecuado para tu evento: patrocinio, entradas, donativos o inversiones. Crea un presupuesto y busca la forma de cubrir cada necesidad. Algunos aspectos necesitarán recursos económicos, pero otros puedes conseguirlos a través de cesiones. En este tipo de entornos, los asistentes suelen ser principalmente jóvenes; las marcas suelen tener mayor interés en este sector y su participación puede hacer que las entradas sean gratuitas, algo que puede incentivar a tu público.
Dato: El presupuesto de tu evento será el punto de partida, ya que determinará el tamaño y forma de tu evento y condicionará la forma de cubrir los costes y recuperar la inversión.
Imagen: Escenario principal de la segunda edición de #TEDxUNebrija. Fuente: Audiovisuales 3CH (https://www.audiovisuales3ch.com/)
Piensa en el entorno virtual
A raíz de la pandemia, muchos eventos han visto una posibilidad en el entorno virtual y a medida que se vuelve a los eventos presenciales, este avance en ese ámbito pasará de ser una alternativa a ser algo esencial. Retransmitir tu evento en línea, realizar acciones online a través de distintas plataformas o crear una experiencia híbrida para tus asistentes puede hacer que tu evento llegue a más personas y genere más impacto.
Dato: En TEDxUNebrija 2021 se diseñó una plataforma digital multidispositivo que permitía que los asistentes diseñasen su experiencia de forma individual y transformar un salón de clase o una reunión con amigos en un pequeño evento híbrido conectado al programa general.
Imagen: Web del evento. Fuente: Nebrija (https://tedxunebrija.com/)
Revisa todos los aspectos técnicos
La iluminación, el sonido y la imagen juegan un papel fundamental para la puesta en escena y la producción de tu evento. Las charlas TEDx deben cumplir con ciertos aspectos técnicos, revisa bien tus necesidades y busca gente que se especialice en llevar a cabo la realización.
Dato: En TEDxUNebrija se trabaja con profesionales de imagen, sonido e iluminación para cubrir ciertos aspectos de producción. Igualmente se utilizan proveedores externos para otras cuestiones como la escenografía, acciones previas, aplicaciones y plataformas digitales.
Imagen: Mesa de realización de productora 3CH. Fuente: Nebrija.
Esfuérzate hasta el final y no olvides divertirte
Después del evento querrás descansar un poco, pero es importante que cierres bien todos los aspectos. Agradece a tus asistentes, voluntarios, ponentes y a todos aquellos que hayan hecho posible el evento. Revisa todos los aspectos de la regulación de TED y sube tus charlas a su plataforma. Piensa en la posibilidad de organizar otra edición o acompaña al nuevo equipo que se hará responsable del mismo. Este es un evento en el que podrás explotar todo tu potencial, aprender cosas nuevas y crear una comunidad única en tu universidad. Por tanto, relájate y disfruta de una experiencia única.
Imagen: Momento de la primera edición presentada por
Elena López-Casares. Fuente: Nebrija.
Esperamos que estas líneas os hayan servido para conocer un poco más el backstage de un evento tan especial… Nos vemos en la próxima edición. ¡Hasta pronto!
Rodrigo Díaz
Licenciatario y productor de #TEDxUNebrija